El administrador de una sociedad tiene la facultad de solicitar la presencia de un notario para levantar acta de una junta de socios. Esta obligación surge cuando, con cinco días de antelación a la fecha programada para la reunión, socios que representen al menos el 5% del capital de la Sociedad Limitada (o el 1% en el caso de una Sociedad Anónima) así lo demandan.
Es crucial destacar un derecho poco conocido pero relevante: la posibilidad que tienen los socios de solicitar la presencia de un notario en la junta general de socios para que levante un acta notarial de la reunión.
Esta solicitud suele surgir en situaciones de discrepancia entre los socios. La presencia del notario se busca para que, respaldado por su fe pública, documente con precisión los hechos y otorgue autenticidad y validez probatoria a las declaraciones de voluntad de las partes involucradas.
Requerimiento Notarial: Según lo establecido en el artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores pueden requerir la presencia de un notario para levantar acta de la junta general. Esta solicitud es obligatoria si, con 5 días de antelación a la fecha prevista para la reunión, socios que representen al menos el 1% del capital social en la sociedad anónima o el 5% en la sociedad de responsabilidad limitada así lo solicitan. En estos casos, los acuerdos solo serán eficaces si quedan reflejados en acta notarial.
Proceso y Consideraciones:
- El acta notarial no pasa por un proceso de aprobación y se considera acta oficial de la junta, permitiendo la ejecución de los acuerdos a partir de la fecha de su cierre.
- Los honorarios notariales corren a cargo de la sociedad.
- Si un socio solicita la presencia del notario y se registra esta solicitud, los acuerdos no reflejados en el acta notarial no podrán inscribirse en el Registro Mercantil.
- La fe pública notarial es esencial para documentar las intervenciones, propuestas y acuerdos de la junta, especialmente en casos de conflictos entre socios.
- Si la reunión se extiende por varios días consecutivos, cada día se consigna como una diligencia separada.
- El notario no califica la legalidad de los hechos, pero puede interrumpir su actuación si detecta circunstancias constitutivas de delito.
En resumen, recurrir al acta notarial es un recurso valioso en situaciones de conflicto entre socios, proporcionando una constancia fehaciente de los hechos ocurridos en la junta general. Para consultas o aclaraciones adicionales, no dude en ponerse en contacto con nuestro despacho profesional.